Preguntas Frecuentes

Los documentos al interior de una carpeta se ordenan cronológicamente, de tal forma que evidencie la secuencia de los trámites. Al abrir la carpeta o expediente se encontrará primero la información más antigua y al finalizar la información reciente.

Acto de enumerar cada folio que conforma un expediente.

Se debe foliar los inscritos en Listados guías de serie, aquella que por los resultados de su valoración deba ser conservada en Archivo Central o Archivo Histórico, aquella que va ser sometida a procesos de reproducción.

• La foliación debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB ó B.
• Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir números.
• No se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B, C, o bis. En documentos de archivo que contienen texto por ambas caras, se registrará el número correspondiente en la cara recta del folio.
• Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la cara recta del folio en el mismo sentido del texto del documento.
• Se debe escribir el número de manera legible y sin enmendaduras sobre un espacio en blanco, y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales.
• No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar daño irreversible al soporte papel.
• No se deben foliar las pastas ni las hojas-guarda en blanco.

Sí, cuando se presenta errores en la foliación está se puede corregir de la siguiente forma:

• Trace una línea diagonal sobre el número errado.
• Debajo de este coloque el número correspondiente. Ejemplo: 3 2
• Los errores de foliación no se deben borrar, ni tachar. Se cumple el procedimiento señalado.

Corresponde a los documentos organizados, que se generan y tramitan en una dependencia, en cumplimiento de sus responsabilidades y sometidos a continua utilización y consulta. También hace referencia al sitio que los alberga.

Área encargada del recibo y custodia de los documentos transferidos del archivo de gestión.

En el Archivo Central de la UDES se conserva el acervo documental de la Universidad, que sirve de soporte para la función académica y administrativa, producidos en el transcurso de su historia y que sirve de testimonio y prueba de la evolución de la misma en el tiempo, como apoyo a la investigación histórica y cultural.

Es la remisión de documentos del archivo de gestión al Archivo Central en cumplimiento de los tiempos establecidos en Listados guías de series o luego de una valoración documental. Para realizar la transferencia se debe atender los lineamientos establecidos en el Instructivo Organización de Archivos de Gestión y Transferencias Documentales GED-IN-002-UDES, previamente se debe comunicar con el proceso de Gestión Documental para recibir asesoría de la actividad.

Al Archivo Central no se pueden transferir documentos en AZ, estos deben ser legajados según procedimiento.

La documentación conservada en el Archivo Central puede ser consultada por la comunidad UDEISTA, a través de un miembro de la Unidad Productora de la Información, la autorización estará sujeta a la restricción de acceso que tienen algunas series debido a su confidencialidad. Así mismo, se atenderán las solicitudes de entes legales debidamente acreditados.

No existen formatos para comunicaciones externas. Las comunicaciones externas se realizan en papelería con membrete institucional, para el desarrollo de su contenido se tiene en cuenta los lineamientos descritos en el Instructivo de Correspondencia y Comunicaciones GED-IN-003-UDES.

El formato de circular interna se utiliza cuando se requiere comunicar asuntos de interés común a determinado grupo de personas. Por ejemplo: comunidad UDES, estudiantes de medicina, usuarios de parqueaderos.

La radicación de las comunicaciones externas la realiza el área de correspondencia autorizada en cada sede.

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